Idén a Sonepar Magyarország Kft. vitte haza az Év Credit Management Csapata trófeát

Az elismerés kapcsán Uray György ügyvezetőt és Vida Krisztinát a credit management terület vezetőjét kérdeztük.

György, megtennéd, hogy néhány mondatban bemutatjátok a Sonepar-t?

A Sonepar egy független családi tulajdonban lévő 1969-ben alapított francia nemzetközi vállalatcsoport, amely ma globális szinten piacvezető szerepet tölt be a villamos termékek és a hozzájuk kapcsolódó szolgáltatások B2B forgalmazásában. 46 000 munkatárssal, 22,4 milliárd euró éves forgalommal. A cégcsoport 170 operatív leányvállalata és 2800 telephelye révén 44 országban van jelen.

A magyarországi cég 1991. év tavaszán alakult kisvállalkozásként, amely azóta 14 telephellyel rendelkező villamossági kereskedelmi hálózattá nőtte ki magát. A gyökeres változást társaságunk életében 1999 áprilisa jelentette, mikor is a SONEPAR többségi tulajdont szerzett társaságunkban, így cégünk ebben az évben a Sonepar 20 éves magyarországi jelenlétét, miközben nemzetközi szinten 50 éves alapítási évfordulóját ünnepli.

Legfőbb küldetésünk, hogy vevőink életét könnyebbé tegyük. Az általunk nyújtott széleskörű szolgáltatások és termékkínálat lehetőséget biztosít minden általunk kiszolgált vevőkör és partner részére a piaci versenyképességük biztosítására és kölcsönösen előnyös hosszú távú kapcsolat fenntartására. A központi raktárunkban több mint 17.000 különféle termék áll rendelkezésre, melyet ha este 8h-ig megrendelnek a vevőink, akkor a következő munkanapon legkésőbb 14h-ig átvethetnek. Termékeink mind a villamossági piacon elsőként bevezetett MobilShop-on, mind pedig hagyományos PC-n elérhető PartnerShop-on keresztül rendelhetők a nap 24 órájában.

A napi munkánk során közel 170 kollegánkkal arra törekszünk cégünk mind nemzetközi mind pedig helyi szinten minden érintett – vevők, beszállítók, szolgáltatók, stb. - számára a „La Référence” legyen.

Felső vezetőként Te felügyeled a cégnél a pénzügyi területet, azon belül a credit managementet is. Milyen felső szintű elvárásokat fogalmaztok meg a szakterület felé?

A felső szintű elvárások elsősorban a vevői kinnlevőség minőségi mutatóira vonatkoznak:nNagyon fontos, hogy a kinnlevőségnek minél magasabb legyen a hitelbiztosítással rendelkező aránya, ami nem csak a szerződött hitelbiztosítón, hanem a kinnlevőség kezelők munkáján is múlik: megpróbálnak az értékesítőkkel közösen a biztosító számára minél több adatot megszerezni a vevőről, illetve a biztosítási szabályok optimális alkalmazásával maximalizálni a biztosítást.

Persze ez nem mindig sikerül, ilyenkor viszont az értékesítőket próbálják orientálni a kevésbé kockázatos vevők felé.

Természetesen vannak vevők, aki a saját hibájukon kívül nem biztosíthatók, mert például egyéni vállalkozók, vagy újak a piacon, de megfelelő partnereknek tűnnek: ilyenkor a kinnlevőség kezelők megfelelő garanciák és biztosítékok beszerzésével segítik az üzlet létrejöttét.

Ha viszont már megy az üzlet, tőlük várjuk el, hogy „sasszemmel” kövessék a vevők fizetési szokásait, és avatkozzanak be – hol diplomatikusan, hol keményebben, mikor éppen hogyan kell – a folyamatba.

Tehát ez az igazi „művészet” a munkájukban, amit jelenlegi kollégáink messze az elvárt színt felett „hoznak”.

A zsűri végső értékelésében külön kiemelte az elmúlt évben végrehajtott digitális transzformációs projekteteket. Mi volt a projekt lényege, milyen változásokat vittetek véghez?

A projekt lényege az addig főleg kiszervezett, és „manuális” kinnlevőség-kezelés „visszavétele” és részbeni digitalizációja volt. Az addigi viszonylag nagyobb számú személyzet által a hagyományos módon – főleg telefonon – történő adatszerzéssel és ügyfél kapcsolattal szemben az ERP rendszerünkkel összekötött credit4sales rendszer bevezetésével, két munkatársunk kezeli a vevőket, és ezzel az előzőtől szofisztikáltabb és pontosabb, széleskörűbb vevői és kinnlevőségi információk és kommunikációs kapcsolatok állnak rendelkezésükre.

Krisztina, hogy épül fel a credit management szervezet, milyen csapattal menedzselitek a követeléseket?

A Sonepar Magyarország Kft működésében kiemelt jelentőséggel bír a credit management részleg, amelyet hosszú évekig egy fő képviselt és egy megbízott kintlévőségkezelési társaság támogatta munkáját. A növekvő árbevétel és vevőkör a piaci szereplők, a verseny helyzet egyre inkább támasztotta alá a credit management részleg átalakulását, fejlesztését. A részleg működése jelentősen változott gyakorlati és szakmai szinten is, így 2018 közepétől két fővel látja el tevékenységét. A kis létszámú csapaton belül az általános feladatkör (debitor) áll a napi banki műveletekből, vevő minősítésből, vevői adatok átfogó kezeléséből, beszedésből, reklamációk kezeléséből, értékesítőkkel történő közvetlen kapcsolattartásból, míg a vezetői feladatkör kiegészül a jelentések, kimutatások, elemzések készítésével, prezentálásával, fejlesztések, szabályzat, akcióterv kidolgozásával. Riportolás történik közvetlen a kontrolling vezető a társaság ügyvezetői felé (pénzügyi és értékesítési terület) és a hitelbiztosító társaság részére, valamint közvetve a németországi regionális központunk részére. A terület működése egységes szabályozott kereteken belül történik, az egyes eljárási szabályok rendszeresen felülvizsgálatra kerülnek.

Mekkora portfóliót kezeltek, vannak speciális credit management kihívások a munkátok során?

Társaságunk nagyrészt belföldi B2B vevőkörrel rendelkezik. Árbevételünket 90%-ot meghaladóan a halasztott fizetésű vevők forgalma teszi ki. A rendszeresen vásárló és új vevőink száma évről-évre stabil számadatot mutat.

Társaságunk szigorú szabályozott keretek között látja el a credit management feladatokat, a kockázatkezelési folyamat az értékesítés egyes tevékenységéhez rendel előírásokat. Villamosipari nagykereskedelmi társaságként az építőiparra jellemző hosszabb fizetési napok száma a megjelenő alig egy éve alakult gazdasági társaságok megfelelő biztosítéki védelem alá helyezése, valamint az egyre növekvő fedezeten túli projekt igények olykor jelentős feladat, kihívás elé állítja a credit management csapatot. Az elmúlt néhány évben jelentősen változott az értékesítési és credit management területek munkája közötti összhang. Az egyre sikeresebb kooperáció mellett a területek egységesen törekszenek win-win helyzet kialakítására a partnerrel szemben, amelynek köszönhetően számos sikeresen befejezett projekt megvalósult.

Mennyire szoros az együttműködésetek az értékesítési területtel?

A credit management működése akkor lesz eredmény centrikus, ha annak az értékesítési vezető, általa pedig az értékesítési dolgozók is aktív részesei. Az értékesítési terület bevonása nem csak a beszedésben van jelen, de a fedezeti bevonásban a partnerrel történő közös egyeztetésekben is, ahol fontos, hogy egyetértés alakuljon ki a sales jelen és jövőbeni tervei, valamint a teljesítés között. Az előző években elindult fejlődés eredményei, a sales vezetéssel közösen befektetett energia egyértelműen rámutat arra, hogy sikeresek akkor lehetünk, ha a kereskedelmi területtel az együttműködés szorosabb. A jó napi kapcsolattartás hatása, hogy olyan piaci információik állnak különösebb ráfordítás nélkül rendelkezésünkre, amelyek elősegítik a hitelezési folyamatokat, ezzel is támogatva a vállalat teljesítményét. A közös munka, a stratégiák eldöntése, a tudatosság eredményeként a kockázat és potenciál feltárása mellett leszünk képesek egyedi limiteket, projekt megoldásokat nyújtani vevőinknek. Mindezek mellett fontos kiemelni, hogy a partnerek elkötelezettsége nagyrészt az értékesítővel létrejött humán kapcsolattól függ, amelyre közvetve befolyással van a credit management munkája is.

Milyen információs bázis áll rendelkezésetekre a limitdöntések és a behajtási munka során?

Hosszas előkészítő projekt munkát követően az elmúlt 1-2 évben jelentős változások fejlesztések történtek. Ennek első mérföldköve a 2019 januárjában bevezetett digitalizált creditmanagement. A rendszer egyszerre nyújt objektív adatot a creditmanagement és sales dolgozók számára, lehetővé téve a hitellimitek kezelését a négy szem elv megtartásával. Jelentés rendszere gyorsan elérhető naprakész információt biztosít míg értesítési modulja hatékonyan támogatja a kockázatkezelési folyamatokban szükséges feladatok ellátását, de biztosítja ugyanezt a sales területen is. A sikeres IT támogatottság mellett, a saját MS Dynamics AX-2012-es vállalatirányítási rendszerben végzett fejlesztések által a Sonepar Magyarország életében először vált lehetővé 2019 júliusától a kockázatkezelési folyamatok teljes belső kezelésének átvétele. A követeléskezelési folyamatok kidolgozásával, bevezetésével megszűnt a külső számlakezelő társaság igénybevétele, egy ponton történő teljes kezelés történik.

Milyen eredményességgel dolgoztok, melyek azok a credit management eredmények, melyekre büszkék vagytok?

Úgy gondolom különösen büszkék lehetünk a sikeresen bevezetett digitalizált creditmanagement rendszerre, amely versenytársainkhoz képest is előnyt biztosít egyedi megoldási lehetőségeivel. A folyamatrészleteinek editálásával a hatékonyság növelésének köszönhetően a sales és kockázatkezelés közötti közös munka eredménye, hogy 2019-ben eddig elért forgalomban a kockázatok csökkentek, mintegy 15%-kal nagyobb a fedezett, halasztott fizetésű tranzakciók száma mint a megelőző év hasonló időszakában. Kimutatásinkban a DSO mutatókat az elvárt szinten tarjuk. Hitelezési veszteségeink nem nőttek, továbbra is minimálisak az elért árbevétel- és ezzel párhuzamosan teljes kintlévőség (Trade receivables) növekedése mellett. Kiemelten fontos, hogy a digitalizált rendszer bevezetését megelőzően és azt követően is szoros az együttműködés a fejlesztő társasággal. Ennek az együttműködésnek köszönhetően olyan egyedi igények is megvalósultak, amelyek több ponton könnyítették és tették még inkább felhasználó baráttá a rendszert (értesítés, jegyzet modul) a napi munka során. Társaságunkon belül pedig rendkívüli csapatmunka van az IT és Sales területekkel és a kockázatkezelési területen belül is.

2019-es év eddigi sikere mindenképpen a digitalizált creditmanagement rendszer sikeres bevezetése és az újításoknak, fejlesztéseknek, új módszereknek köszönhetően elindított teljes kockázatkezelési folyamatrendszer.

Melyek most a szakterületen az aktuális kihívások, megoldandó feladatok és célkitűzések?

A volatilis gazdasági környezeten a recesszión egyre nagyobb a hangsúly. Az erre való alkalmazkodás a gazdasági érdekek figyelembevétele az egyensúly megtartásával kockázatkezelési oldalról jelentős kihívás. A változó trendek, az egyre inkább eltérő piaci szereplők, piaci igényekhez való elaboráció heterogén stratégiai eljárást igényel. Megoldandó feladat, hogy ezek a stratégiai folyamatok hatékonyan támogassák a sales területet, mialatt a kockázatvállalási kedv nem változik. A jól fizető vevők, alacsony veszteség mindig is fő cél a piaci pozíció megtartása mellett. A 2019-es év célja, ahogy a még gyerekcipőben járó teljes kockázatkezelési rendszer az érdekeltek számára értéket teremtsen, együttesen tegyük minél hatékonyabbá a benne elért eredmények pedig strukturált átfogó riportban segítsenek rávilágítani a fejlesztendő folyamatokra.